Taipalsaaren kunnan työllistämisyksikkö työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri

1.    Rekisterinpitäjät
Taipalsaaren kunta Y-tunnus: 0163320-5
Kellomäentie 1, 54920 Taipalsaari
kirjaamo@taipalsaari.fi

2.    Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt
Palveluohjaaja Jouko Korhonen jouko.korhonen@taipalsaari.fi 040 585 7315

Tietosuojavastaava Panu Karhu panu.karhu@taipalsaari.fi 040 700 9549

3.    Rekisterin nimi
Taipalsaaren kunnan työllistämisyksikkö työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: - asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan työllistymisen tuen tarpeen kirjaus, arviointi ja palvelun suunnittelu sekä toteuttaminen - toiminnassa tehtävien päätösten ja suunnitelmien tekeminen - palvelujen toteutumisen seuranta - muiden asiakaspalvelun sekä sosiaalityön ja työllisyyspalvelujen dokumenttien laadinta - palvelussuhteen hoitaminen - työllistymisen edistäminen ja työllistymisen esteiden poistaminen - kunnan työllisyyspalvelujen toiminnan ja kustannusten seuraaminen, arvioiminen ja tilastotietojen kokoaminen - asiakastilastojen keruu - tilitysten ja tilastojen tuottaminen - valtion palkkatuen hakeminen kunnalle työllistettyjen palkkauskustannuksiin - kuntouttavan työtoiminnan valtionavustuksen hakeminen - Taipalsaaren rekrytointilisän myöntäminen, maksatus ja seuranta. Asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti asiakkaan ja toimintayksikön välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka on sille määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

5.    Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:

- henkilötunnus, nimi, yhteystiedot - henkilön perhetiedot - työpaikka, työnantaja, työtehtävä, työsuhdetiedot, palkkauskustannukset - TE-toimiston palkkatukipäätös - työsopimus - kunnan maksama osuus henkilön työmarkkinatuesta - kuntouttavan työtoiminnan läsnäolopäivät - palvelun tarve - asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit sekä yhteydenotot - asiakaskohtaiset suunnitelmat - palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto - asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto - suostumuksia ja muita valintoja - koulutukseen ja ammattiin liittyviä tietoja Neuvontaa ja palvelua koskevat tiedot: - ajanvaraus ja käyntitiedot - palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot - yhteenvedot - lausunnot - annetut todistukset Muita rekisteriin muodostuvia tietoja: - palvelun tilastotapahtumat - palvelun 2 (3) laskutustiedot - palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot - järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan itse antamat selvitykset. TE-toimiston lähettämä palkkatukipäätös, TE-toimiston lähettämä velvoitetyöllistettävän työllistämisilmoitus, Kelan työmarkkinatuen kuntaosuuden lasku liitteineen, kuntouttavan työtoimintapaikkojen lähettämät läsnäolopäivät, kunnan yksiköiden lähettämät työllistettävien työsopimusten kopiot palkkatuen hakemiseksi, palkkajärjestelmän kautta haettavat työllistettyjen palkkatiedot palkkatuen hakemiseksi, työnantajan antamat tiedot ja työllistetyn palkkaustiedot rekrytointilisän hakemista ja maksamista varten. Työnantajien lähettämät tiedot kesätyösetelillä tehdystä työstä. Asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella tietoja, asiakirjoja ja lausuntoja voidaan tarvittaessa kerätä ja saada mm. seuraavista tietolähteistä: - Sosiaali- ja terveystoimi - Työ- ja elinkeinohallinto - Kela - Asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt - Työnantaja, työkokeilu- tai kuntouttavan työtoiminnan paikka, työhönvalmentaja, ostopalveluiden tuottaja - Kuntoutuslaitos - Eläkelaitos - Terveydenhuollon ammattihenkilöstö - Päihdehuolto - Eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Palkkatuen maksatushakemus lähetetään KEHA-keskuksen maksatusalueelle. Hakemus sisältää nimen, henkilötunnuksen ja palkkatiedot kyseiseltä kuukaudelta. Hakemus korvauksen maksamisesta kunnalle kuntouttavaan työtoimintaan lähetetään KEHA-keskuksen maksatusalueelle. Hakemus sisältää nimen, henkilötunnuksen ja läsnäolotiedot kyseiseltä kuukaudelta. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen lainsäädännössä annettuja ohjeita.

8.    Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet
A.    Manuaalinen aineisto:
Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistotiloissa.
Tiedot poistetaan arkistosäännösten mukaisesti.
 
B.    ATK:lla käsiteltävät tiedot:
Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Suojattu palvelinympäristö verkko-oikeudet, ohjelma suojattu käyttäjätunnus/salasanaparilla.

10.    Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11.    Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).