Työllistämisyksikön tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Taipalsaaren kunnanhallitus
Kellomäentie 1, 54920
Taipalsaari kirjaamo@taipalsaari.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Palveluvastaava
Ismo Roiha
Puh. 040 644 9025
ismo.roiha@taipalsaari.fi
Tietosuojavastaava
Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi
Rekisterin nimi
Työllistämisyksikön henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työllistämisen edistäminen ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko kuntouttavassa työtoiminnassa, työkokeilussa tai palkattuna työntekijänä, entisenä työntekijänä, työnhakijana, opiskelijana tai harjoittelijana.
Henkilötietolaki (523/1999)
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (1025/2022)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta annetun lain muuttamisesta (339/2022)
Laki toimeentulotuesta annetun lain muuttamisesta (815/2015)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Henkilöstöhallintoon liittyvä erityislainsäädäntö
Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan nimi ja yhteystiedot, työsuhde- ja terveystiedot, henkilönumero
Säännönmukaiset tietolähteet
• Rekisteröity itse
• Rekisteröidyn esimies
• Asiakassuhteeseen liittyvät haastattelut
• Terveystiedot
• Kaakkois-Suomen TE-toimisto
• Etelä-Karjalan Työvoiman palvelukeskus (TYP)
• Etelä-Karjalan hyvinvointialue (EKhva)
• Väestörekisterikeskus
• Verottaja
• Vakuutusyhtiöt
• Eläkelaitokset
• Tilastokeskus
Tietoja yhdistetään kunnan sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisteriin.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.
Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
A Sähköiset ylläpitojärjestelmät
- Personec F
- Titania
- ESS
- Populus
- Kuntarekry
A Manuaalinen aineisto
Asiakirjoja käsitellään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Käsittelyn päätyttyä paperisina olevat alkuperäiset asiakirjat (kirjeet, pöytäkirjat, asiakorttitulosteet, sopimukset) arkistoidaan arkistotiloihin ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti tietyn määräajan. Säilytysajan umpeuduttua asiakirjat laitetaan tietosuojasäiliöihin, josta ne menevät tuhottavaksi.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
ESS
Populus
Rekisteri on tarkoitettu kunnan hallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon pääkäyttäjä määrittelee käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.
Tietokanta ja käyttöliittymä ovat suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Julkiset asiat valmisteluvaiheineen ja käsittelyineen sekä niihin liittyvät asiakirjat ovat kaikkien tietoa etsivien luettavissa/saatavilla.
Ei julkisiksi ja salaisiksi merkityt asiat ja asiakirjat ovat ainoastaan käyttöoikeuksilla määriteltyjen henkilöiden luettavissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa tiedot
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet.
Oikeus tiedon oikaisemiseen tai poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää sinua koskeva virheellisesti merkitty tieto oikaistavaksi. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta. Otathan huomioon, että emme voi poistaa sinua koskevia henkilötietoja,
jos henkilötietojesi käsittely perustuu edelleen käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, tai jos tietoja käsitellään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rajoittamis- ja vastustamisoikeus
Mikäli koet, että tietosi ovat joiltain osin virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on kuitenkin sallittua jatkaa. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, mikäli sinulla on tähän perusteltu syy. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, ellemme voi perustellusti osoittaa, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut oikeudet ja vapaudet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla voi olla oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumukseen perustuen tai sopimuksen perusteella.
Valitusoikeus
Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Kuinka voit käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä?
Voit käydä jättämässä tietopyynnön Taipalsaaren kunnantalolla, osoitteessa Kellomäentie 1. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Huomioithan, että yllä mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia. Oikeuksien soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Arvoimme jokaisen yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvän pyynnön tapauskohtaisesti.