Rekisterinpitäjä

Taipalsaaren kunta, sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Kellomäentie 1, 54920 Taipalsaari
kirjaamo@taipalsaari.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt

Sivistysjohtaja Kirsi Leinonen
Puh. 040 640 3862
kirsi.leinonen@taipalsaari.fi

Tietosuojavastaava Panu Karhu
Puh. 040 700 9549
panu.karhu@taipalsaari.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Lakisääteinen tehtävä: Varhaiskasvatuksen rekisterillä hoidetaan kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito, asiakaslaskutus sekä tilastointi. 

Rekisterin tarkoitus on myös varhaiskasvatuksen henkilöstön palvelussuhteen hoitaminen.

Rekisterin tietosisältö

• Taipalsaaren kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot
• Asiakkaan henkilötiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet - kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti, työtilanne, työpaikka, työosoite
• Perhekokoonpano
• Tiedot palvelun tarpeesta
• Erityistarpeet
• Lasten sijoitustiedot
• Perheen tulotiedot ja asiakasmaksuihin liittyvät tiedot
• Päivähoito/varhaiskasvatuspäätös
• esiopetuspäätös, asiakasmaksupäätös
• Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
• Toimintayksikkötiedot
• Tietoja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja

Kyllä.

Lapsen terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka henkilöstön on välttämätöntä tietää lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, varhaiskasvatuksen toteuttamiseksi sekä tuen arvioimiseksi.

Allergiat ja erityisruokavaliot ruokailun järjestämistä varten.

Lapsen äidinkieli kysytään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Väestörekisteristä saadaan osoite- ja perhetiedot. Lasten vanhemmilta saadaan lasta koskevat tiedot sähköisen tai paperisen hakemuksen kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät

Asiakastietojärjestelmä: Effica Varhaiskasvatus.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Pääkäyttäjät päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan. 

Varhaiskasvatuslaissa on säädetty henkilöstön salassapitovelvoitteesta (Varhaiskasvatuslaki, luku 8). Salassapitovelvoitteesta voidaan poiketa vain erikseen säädetyissä tilanteissa, esim. lastensuojelulainmukainen ilmoitusvelvollisuus.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lapsista, huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä luovutetaan tiedot varhaiskasvatuslain mukaisesti Opetushallituksen ylläpitämään varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan.

Meita Oy:lle toimitetaan sähköisesti laskutusaineisto asiakasmaksujen perimistä varten.

Esioppilaista siirretään opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot perusopetukseen.

Perheen muuttaessa toiselle paikkakunnalle tai siirtyessä yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaaksi, voidaan tiedot siirtää uuden palveluntarjoajan rekisteriin.

Muilla viranomaisilla, kuten esim. lastensuojelulla, oppilashuollon tai opetuksen järjestäjällä, voi olla laissa säädetty oikeus tiedon saamiseen perustelluista syistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja rekisteristä ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytysajat ja hävittäminen

Varhaiskasvatuksen tietojen säilytysajat ovat pääasiassa varhaiskasvatusaika + 10 vuotta. Säilytysaika perustuu Kuntaliiton suositukseen. Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat arkistoidaan pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi keräämisestä sekä käsittelystä.

Oikeus saada tutustua tietoihin

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä sinua koskevia henkilötietoja. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. 

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.